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Wir machen ein Büro auf

Papierberge stapeln sich, dem Drucker fehlt schon längerder Toner und die Ordner füllen sich ohne klare Struktur: Die Büroorganisation macht wenig Spass, aber viel Arbeit. Wir geben einige einfache Tipps und zeigen Tricks.


Abgrenzen und ordnen

Ordnung beginnt mit einem klar definierten Arbeitsplatz. Eine Eckein der Stube oder am Küchentischist kein Büro. Ideal ist, wenn sich das Büro schliessen lässt.

Die Arbeitsmittel müssen funktionieren: Wer jedes Mal die Maus sucht, bevor er sich hinter die Buchhaltung machen kann, verliert viel Zeit. Computer, Programme und Drucker müssen funktionieren. Und «Jedes Ding an seinem Ort erspart viel Mühe und manch böses Wort»: Büroklammern, Stifte, Locher, Ordner, Blöcke müssen in Griffnähe sein.Quelle

Planen ist lästig, hilft aber

Planung kostet Zeit und wird von vielen als Zeitvergeudung angesehen. Dennoch: Eine klare, einfache Planung hilft, die Arbeitszufriedenheit zu steigern – weil die Ziele klar sind. Ausserdem kann man mit schriftlicher Planung den Kopf für wesentlichere Dinge freihalten.

Matthias Schick vom Strickhof hat während seiner Tätigkeit für Agroscope Tänikon zehn Planungsregeln aufgestellt: Ziele festlegen, vorbereiten, Prioritäten setzen, zusammenfassen, vereinfachen, andere tun lassen, abschirmen, Rücksicht nehmen, telefonieren und Erfolge geniessen. Quelle

In kleinen Schritten aufräumen

Die Papierberge wachsen, doch der Weg ins Büro lässt sich nicht mehr aufschieben. Aufräumen hilft: Einen Stapel nach dem anderen sortieren, Unterlagen lochen und einordnen.

Die Ordner so beschriften, dass auch andere begreifen, welche Unterlagen in welchem Ordner sind: Zum Beispiel mit «Löhne 2016–2020», «Lieferanten 2015–2020».

Was es nicht mehr braucht, landet im Altpapier. Das braucht Disziplin und man muss sich regelmässig an den Schreibtisch setzen. Doch: So kommt es gar nicht zu einer Anhäufung. 

Suchen kostet Geld

Zeitfresser Nummer 1 bei der Büroarbeit ist die Sucherei nach Dokumenten. Und das geht ins Geld. Die Fraunhofer-Gesellschaft hat herausgefunden, dass in deutschen KMU jeder Mitarbeiter pro Tag eine Stunde mit Suchen verbringt. Bei Landwirten ist das sicher weniger – aber läppert sich zusammen. Sucht ein Landwirt jede Woche eine Stunde nach Unterlagen, summiert sich das auf fast 1000 Franken pro Jahr.

Die Rechnung dazu:

Stundenlohn 19 Franken (Annahme gemäss Richtlöhnen 2020: Landwirt mit BLS, über 5 Jahre Berufserfahrung, Bruttolohn 4380, 227 Arbeitsstunden/Monat)

Unterlagen suchen: 1 Stunde pro Woche 4 Stunden pro Monat

Total 912 Franken pro Jahr

Einfach besser werden

Um auch die wenig geliebte Büroarbeit effizienter zu erledigen, helfen vier Tricks:

1. To-do-Listen und Tagesplaner sind sinnvoll, um die Aufgaben, Fristen, Termine für den Tag und die Woche im Blick zu behalten. Was erledigt wird: Durchstreichen! Und sich mit (wenig) Schokolade belohnen.

2. Die 60-40-Regel ausprobieren. Dabei sind 60 Prozent der Zeit festverplant. 40 Prozent sind Puffer für Unvorhergesehenes. Wer einen Puffer hat, hat weniger Stress!

3. Welche Aufgaben lassen sich abgeben? Fast jeder Betrieb arbeitet mit einem Treuhänder zusammen, eventuell kann auch jemand mit einem KV-Abschluss hin und wieder im Stundenlohn helfen?

4. Hinsetzen und das erledigen, was man am wenigsten gern tut. Danach geht der Rest leichter von der Hand und Aufschieberitis hat keine Chance. 

Zeitfressern an den Kragen gehen

Im Büro lauern viele Zeitfresser: Ein YouTube-Filmchen, das der Kollege geschickt hat, in der Küche kräht ein Kind und dann kommt auch noch der Nachbar vorbei. Das sind äussere Faktoren, die davon ablenken, dass eigentlich der Papierkram an der Reihe wäre.

Diese Faktoren gehen Hand in Hand mit den inneren Faktoren: Wer sagt schon Nein zu einem Bier mit dem Nachbarn? Zu wenig Selbstdisziplin schadet, man verliert noch mehr Zeit und fühlt sich gestresst. 

ABC-Methode und Eisenhower-Prinzip

Auch für die Büroarbeiten helfen diese zwei Methoden:

Mit der ABC-Methode werden die Arbeiten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in die drei Kategorien A, B und C eingeteilt:

A-Arbeiten

hohe Priorität, wichtig und dringend – sofort selbst erledigen

B-Arbeiten

mittlere Priorität, durchschnittlich wichtig – eventuell delegieren

C-Arbeiten

niedrige Priorität, wenig wichtig – schnell und effizient erledigen

Bei der Prioritätensetzung nach dem Eisenhower-Prinzip werden die Arbeiten in der Eisenhower-Matrix je nach Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisiert. Sind die Arbeiten wichtig oder unwichtig? Und sind sie dringend oder nicht dringend? Quelle

 

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